Registro digital obligatorio en 2027 para empresas: reglas, multas y excepciones para el pago correcto y horas extra

La reforma a la Ley Federal del Trabajo que establece la reducción de la jornada laboral en México también impondrá nuevas obligaciones a las empresas, que deberán implementar un sistema de registro electrónico para documentar los horarios de entrada y salida de cada trabajador. Estos son los detalles sobre el Registro digital obligatorio.

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Aunque esta disposición suele relacionarse con la instalación de un reloj checador, el cambio establece una obligación más amplia: los patrones tendrán que generar, conservar y presentar registros digitales de las jornadas laborales cuando las autoridades los soliciten.

La medida comenzará a aplicarse el 1 de enero de 2027, fecha en la que también entrará en vigor el primer ajuste a la jornada máxima semanal, que disminuirá de 48 a 46 horas.
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) prepara los lineamientos que definirán cómo deberán operar estos mecanismos electrónicos. Su publicación será determinante para que las empresas conozcan los requisitos técnicos y administrativos que tendrán que cumplir.

¿Qué empresas deberán implementar el registro digital obligatorio?

La reforma incorporó la fracción 34 al artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo, donde se establece la obligación patronal de llevar un control electrónico de la jornada de cada empleado.

El registro deberá incluir la hora en que comienza y termina la jornada. Además, las empresas tendrán que resguardar la información y entregarla a las autoridades laborales cuando exista un requerimiento.

Esta disposición se relaciona con las modificaciones al artículo 123 constitucional, publicadas el 3 de marzo de 2026, y con los cambios a la legislación laboral secundaria, difundidos en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 1 de mayo de 2026.

La STPS adelantó que contemplará condiciones de implementación diferenciadas para las micro y pequeñas empresas, con el propósito de facilitar su adaptación a las nuevas reglas.

Sin embargo, los plazos especiales para el registro digital obligatorio no significan que los patrones puedan omitir la generación de información durante el periodo correspondiente. Los registros que no se produzcan en tiempo y forma podrían resultar imposibles de recuperar posteriormente con el mismo valor como evidencia.

Por ello, las áreas de recursos humanos y tecnología tendrán que preparar sus sistemas antes de que comience la aplicación de la disposición.

¿Qué información deberá incluir el registro de la jornada laboral?

La legislación señala como datos indispensables las horas de inicio y conclusión de las actividades. No obstante, para comprobar el cumplimiento de los límites legales y atender posibles inspecciones, las compañías necesitan contemplar otros elementos.

El artículo 58 de la LFT define la jornada como el periodo durante el cual una persona trabajadora permanece a disposición de su empleador. Por esta razón, no basta con registrar únicamente la hora en que alguien ingresa o abandona las instalaciones.
Entre los principales aspectos que conviene incorporar al sistema electrónico destacan:

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• Hora de entrada y salida

Cada movimiento debe generar una marca de tiempo automática, en lugar de depender exclusivamente de anotaciones manuales. Esto permitirá verificar el cumplimiento del límite semanal, que será de 46 horas durante 2027.

• Horas extraordinarias

Las empresas deberán identificar por separado el tiempo extra que corresponda a pagos dobles y triples. También tendrán que vigilar que la suma de las horas ordinarias y extraordinarias no exceda los límites legales, incluido el máximo de 12 horas diarias señalado en la reforma.

• Periodos de comida

Cuando una persona no tenga permitido abandonar el centro de trabajo durante su descanso para comer, ese periodo deberá contabilizarse como parte de su jornada efectiva, de acuerdo con el artículo 64 de la legislación laboral.

• Días de descanso y trabajo dominical

El mecanismo deberá identificar los descansos semanales previstos en el artículo 69, además de las actividades realizadas los domingos. En este último caso, el artículo 71 contempla una prima adicional de al menos 25%.

• Modificaciones al registro

Será necesario conservar una bitácora que permita conocer quién realizó algún cambio, cuándo lo hizo y cuáles fueron las razones de la corrección.

Estos controles permitirán a los empleadores contar con información organizada para identificar jornadas que excedan los límites establecidos y acreditar el cumplimiento de sus obligaciones.

Correos y mensajes también pueden servir como evidencia laboral

La implementación del registro digital obligatorio ocurre en un contexto en el que los conflictos laborales también incorporan información procedente de dispositivos y plataformas digitales.

Los correos enviados durante la noche, las conversaciones mediante aplicaciones de mensajería y los registros de conexión a sistemas empresariales fuera del horario habitual pueden aportar elementos para demostrar que un trabajador continuó realizando actividades después de su jornada.

Este tipo de información cobra relevancia en los procedimientos judiciales, particularmente cuando existen controversias relacionadas con el pago de horas extraordinarias o el tiempo que una persona permaneció a disposición de su empleador.

Ante este escenario, especialistas en materia laboral y tecnológica recomiendan que las compañías dejen atrás los controles basados exclusivamente en papel o documentos electrónicos que cualquier usuario pueda modificar sin dejar constancia.

En su lugar, sugieren establecer mecanismos de evidencia digital que permitan verificar la identidad de cada empleado, conservar marcas de tiempo confiables y mantener un historial de los movimientos registrados.

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También consideran importante incorporar a toda la plantilla en estos procedimientos, incluidos directivos y mandos medios, así como establecer reglas contractuales claras sobre los horarios de trabajo y la desconexión digital.

De esta manera, las empresas podrán reducir las discrepancias entre los horarios establecidos formalmente y las actividades que sus trabajadores realizan mediante herramientas digitales.

¿De cuánto son las multas por no registrar la jornada laboral?

El incumplimiento de las disposiciones sobre el registro de la jornada puede generar sanciones económicas para los patrones.

El artículo 994, fracción IV Bis, de la Ley Federal del Trabajo contempla multas de 250 a 5 mil veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) por incumplir esta obligación.
Con el valor diario de la UMA de 2026, establecido en 117.31 pesos y vigente desde el 1 de febrero, las sanciones representan las siguientes cantidades:

• Multa mínima: 29 mil 327.50 pesos.
• Multa máxima: 586 mil 550 pesos.

Estas cantidades corresponden al valor de la UMA vigente durante 2026. El monto de las sanciones aumentará cuando se actualice esta unidad económica en 2027.

Además, el artículo 992 de la LFT establece que, cuando exista reincidencia, las multas pueden duplicarse.

Por ello, la preparación de las empresas no se limitará a adquirir dispositivos para registrar entradas y salidas. También deberán garantizar que sus mecanismos permitan conservar información íntegra, identificar posibles horas extraordinarias y responder a las solicitudes de documentación de las autoridades laborales.

La entrada en vigor de los lineamientos de la STPS, incluido el registro digital obligatorio, marcará el inicio de esta nueva etapa de control de la jornada laboral, coincidiendo con el primer recorte de dos horas a la semana. GA